Tại sao doanh nghiệp cần Quản lý tài sản?

quan ly tai san 1

Việc quản lý tài sản như thế nào mới hiệu quả làm cho nhiều chủ doanh nghiệp trở nên đau đầu. Vậy Tại sao doanh nghiệp phải quản lý tài sản? Cùng Aidcvn tìm hiểu qua bài viết này nhé !

Bạn không có một hệ thống quản lý tài sản đáng tin cậy. Điều tồi tệ gì có thể xảy ra?

Chà, trước tiên, tài sản của bạn, từ các khoản đầu tư tốn kém hơn như thiết bị kỹ thuật cho đến bàn và ghế mọi người ngồi mỗi ngày Tài sản thực sự trôi chảy khi nhân viên và điện thoại di động của công ty ra vào văn phòng. Mọi người thay đổi văn phòng, do đó đồ nội thất văn phòng, máy tính và các nhu yếu phẩm khác di chuyển và như vậy.

Hơn nữa, các chương trình phần mềm trở nên lỗi thời và bạn cần biết thông tin đó. Tất cả những tài sản này cần được theo dõi để biết những gì bạn có và những gì bạn cần tại bất kỳ thời điểm nào. Có nhiều rủi ro nếu bạn không có một hệ thống quản lý tài sản vững chắc tại doanh nghiệp của mình. Dưới đây là một vài trong số họ chi tiết hơn.

Nếu bạn không biết những gì bạn có, nó sẽ khiến bạn phải trả giá

Mặc dù có vẻ hiển nhiên rằng một tổ chức sẽ muốn biết, nhưng không nghi ngờ gì nhiều, tài sản mà họ có, nhiều người chọn không theo dõi tài sản. Cụ thể hơn, Báo cáo tình trạng doanh nghiệp nhỏ năm 2017 chothấy hơn một nửa số người tham gia đã sử dụng quy trình thủ công hoặc hoàn toàn không thực hiện bất kỳ loại quản lý tài sản nào.

Nếu bạn rơi vào danh mục này, bạn đang đánh bạc với lợi nhuận của doanh nghiệp. Và đã đến lúc phải nghiêm túc trong việc quản lý tài sản, như đội ngũ sản xuất của Hồng y Arizona đã làm.

Ngay sau khi Nick Heller được thuê để lãnh đạo Phòng sản xuất Bảng điểm của Hồng y, anh nhận ra thiết bị sản xuất của họ không bị theo dõi . Khi thiết bị có giá trị lên tới 100.000 đô la chảy vào và ra khỏi bộ phận của họ trong bất kỳ sự kiện nào, chắc chắn hành vi trộm cắp hoặc mất mát thiết bị sẽ xảy ra. Và khi các vật phẩm bị mất tích, phi hành đoàn không có cách nào để biết họ có thể đã kết thúc ở đâu hoặc ai có thể có chúng lần cuối. Mỗi tổn thất tiềm năng có thể khiến họ mất hàng ngàn đô la, vì vậy họ cần một cách để theo dõi tài sản của họ.

Tài sản ma có thể ám ảnh doanh nghiệp của bạn

Một số nhóm sản xuất của Hồng y đã có ý tưởng về tài sản nào có trong tay và nơi chúng được giữ. Nhưng công ty đã không giữ bất kỳ hồ sơ thời gian thực chính xác hoặc chỉ định vị trí đặt cho một mặt hàng với tham chiếu nhanh. Thiết bị thường bị mất tích. Những tài sản ma này là những vật phẩm đã bị đánh cắp hoặc bị mất, nhưng vẫn còn trong hồ sơ .

Những mặt hàng như vậy rõ ràng đã được mua tại một số điểm để giúp kiếm tiền nhưng hoặc biến mất khỏi vị trí thực tế hoặc được đưa ra không thể sử dụng được. Vấn đề với tài sản ma là chúng có thể vẫn còn trên sổ sách và trong tờ khai thuế, nhưng chưa đóng góp vào điểm mấu chốt kể từ khi chúng biến mất.

Nếu bạn là một trong 55% công ty sử dụng bảng tính hoặc hồ sơ viết tay để quản lý tài sản, thì rất có thể tài sản ma đang khiến bạn phải trả giá mỗi năm. Một hệ thống quản lý tài sản tự động loại bỏ tài sản ma khỏi hồ sơ.

Nếu không có Tổng quan chính xác, bạn có nguy cơ

Bạn có thể đã quá quen thuộc với việc bảo trì thường xuyên cần thiết để tránh bị phạt và các rắc rối pháp lý khác. Nếu bạn không thể hiển thị tài liệu chính xác về tài sản mà bạn sở hữu hoặc cần kiểm tra, thì doanh nghiệp của bạn phải chịu trách nhiệm trong trường hợp xảy ra tai nạn.

Có một số rủi ro liên quan trực tiếp đến bảo trì kém. Xem xét ví dụ này: nếu bạn không bảo trì đúng hệ thống điều hòa, nó có thể ảnh hưởng tiêu cực đến việc quản lý của bạn. Một số thiết bị yêu cầu người dùng mặc quần áo bảo hộ, sử dụng các công cụ cụ thể hoặc thực hiện các biện pháp phòng ngừa đặc biệt. Nếu không rõ các biện pháp cụ thể cần thực hiện, nó sẽ tạo ra một môi trường làm việc nguy hiểm.

Quản lý tài sản như thế nào mới hiệu quả

Đàm phán sẽ khó khăn hơn

Nói một cách đơn giản, nếu bạn không có hiểu biết sâu sắc về hiệu suất của thiết bị, bạn sẽ khó khăn hơn nhiều khi tự mình đàm phán với các nhà cung cấp. Nếu bạn không biết tài sản của mình có giá trị gì, bạn không biết những điều kiện nào bạn có thể áp đặt cho các nhà cung cấp. Khi bạn không biết bạn có bao nhiêu mặt hàng hoặc điều kiện của những mặt hàng đó, thì bên cạnh đó không thể có được một báo giá đáng tin cậy để bảo trì. Họ sẽ không biết họ sẽ cần bao nhiêu bảo trì để thực hiện.

Ngân sách trở thành thách thức

Luôn có nhiều sự kiện diễn ra tại sân vận động của Hồng y Arizona và công nghệ này luôn luôn phát triển và được sử dụng. Như đã đề cập trước đó, đôi khi Nick Heller không biết nơi ở của thiết bị sản xuất lên tới 100 nghìn đô la.

Và đó là một vấn đề khi một phần của mục tiêu chung của bạn là giúp tổ chức của bạn kiếm được lợi nhuận. Nếu không có quản lý tài sản chính xác, theo thời gian thực, nó sẽ gây ra nhiều khó khăn hơn ở cấp độ tài chính. Bạn sẽ không biết nên yêu cầu ngân sách bảo trì nào vì bạn sẽ không biết chính xác tài sản kinh doanh nào ở đó hoặc tình trạng của những tài sản đó. Rất có thể bạn sẽ thay thế các mặt hàng bạn đã có, không cần chi phí cho công ty của bạn. Khi bạn có thể chứng minh, với rất ít câu hỏi, tình trạng tài sản của bạn, đàm phán ngân sách với quản lý trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Trên thực tế, một khi Heller thực hiện một hệ thống quản lý tài sản cho bộ phận sản xuất của mình, chỉ riêng việc tiết kiệm thời gian đã tích lũy đến khoảng một nghìn giờ. Và điều đó chuyển thành tiền tiết kiệm.

Quản lý phụ tương đương với công nhân không vui vẻ gì

Khi bạn gặp vấn đề về tài sản kinh doanh thường xuyên, bạn sẽ có những nhân viên cáu kỉnh. Cho dù đó là vấn đề điều hòa không lành mạnh, thang máy luôn không hoạt động hoặc công nghệ cần thiết không bao giờ có sẵn vì nó bị mất. Khi bạn biết điều gì đang xảy ra với tài sản của mình, bạn có thể hành động nhanh hơn để khắc phục sự cố trước khi chúng vượt khỏi tầm kiểm soát và làm nản lòng những nhân viên giỏi. Khi bạn chủ động với tài sản của mình, nó sẽ giúp nhân viên của bạn vui vẻ và làm việc hiệu quả.

Quản lý tài sản không chỉ giúp bạn nhận thức rõ hơn về những gì bạn có và giúp tránh các rủi ro tiềm ẩn, nó tối ưu hóa vòng đời của tài sản của bạn kể từ khi bạn có được chúng thông qua việc sử dụng, ngừng hoạt động và xử lý. Khi bạn nhận ra nhu cầu theo dõi tài sản tốt hơn, bạn có thể đưa ra các kế hoạch để tránh những cạm bẫy và tạo cơ hội cho tổ chức của bạn vượt trội.

Tham khảo các sản phẩm mã vạch của chúng tôi : máy in mã vạch, máy quét mã vạch